Wie stelle ich Rechnungen ins Ausland richtig?

Rechnungen schreiben: Ins Ausland und zurück

Auch Handwerksbetriebe beliefern ausländische Kunden und müssen für diese Leistungen eine Rechnung stellen. Für Auslandsrechnungen müssen Sie europäisches ebenso wie nationales Recht im Blick behalten. Leistungsstarke Handwerkersoftware optimiert auch Ihre internationale Rechnungstellung.

Rechnungen für ausländische Kunden schreiben

Nicht nur für Rechnungen in Deutschland, sondern auch an ausländische Kunden gilt: Wenn die Pflichtangaben fehlen, akzeptiert das Finanzamt die Rechnung nicht. Viele dieser Pflichtangaben sind mit deutschen Rechnungen identisch. Zusätzlich werden auf Auslandsrechnungen einige weitere Angaben gefordert.

Pflichtangaben auf der Auslandsrechnung sind:

• Die Daten des eigenen Betriebes: Firmenname, Postanschrift, Telefonnummer. Üblicherweise werden heute auch E-Mail-Adresse und Mobilfunknummer angegeben, jedoch gehört beides nicht zu den Pflichtangaben.
• Name und Adresse des Kunden
• Menge, Umfang und Preis der Leistung
• Leistungsdatum und eine einmalige Rechnungsnummer.

Zusätzliche Pflichtangaben für Auslandsrechnungen innerhalb und außerhalb der EU sind:

• Die eigene Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Die Identifikationsnummer des Kunden. Wichtig: Für die Finanzämter besteht hier Prüfungspflicht.
• Der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Wichtige Angaben auf innerdeutschen Rechnungen sind auch das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsfrist. Für Auslandsrechnungen spricht nichts dagegen, diese Angaben ebenfalls zu integrieren. Natürlich muss auf allen Rechnungen auch die Bankverbindung des eigenen Unternehmens angegeben werden.

Rechnungen ins Ausland - was ist mit der Umsatzsteuer?

Bei in Deutschland ausgestellten Auslandsrechnungen muss steuerlich zwischen Rechnungen für Kunden in EU-Staaten und in außereuropäischen Ländern unterschieden werden. Für alle Auslandsrechnungen innerhalb der EU gilt, dass Lieferungen umsatzsteuerfrei erfolgen. Der deutsche Unternehmer schreibt also eine Nettorechnung. Die Umsatzsteuer innerhalb der EU wird grundsätzlich am Wohnort oder Firmensitz des Leistungsempfängers fällig. Europäische Firmenkunden machen sie bei ihrem Finanzamt geltend und können dafür einen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen. Das Steuerrecht bezeichnet diese Prozedur als Reverse-Charge-Verfahren. Gemeint ist damit die Steuerschuld des Leistungsempfängers, auf die in der Auslandsrechnung hingewiesen werden muss. Für die Schweiz und einige andere Nicht-EU-Länder gilt ebenfalls das Reverse-Charge-Verfahren.

Bei Rechnungen, die an Kunden in Nicht-EU-Staaten gehen, müssen Sie vorab klären, welche Vorschriften im Land Ihres Kunden für die Zahlung der Umsatzsteuer gelten. Einige Länder erwarten, dass ausländische Lieferanten sich dort im Hinblick auf die Umsatzsteuer registrieren und die nationale Umsatzsteuer zahlen. Eine einheitliche Rechtsgrundlage gibt es dafür nicht.

Lieferungen ins Ausland müssen in der Umsatzsteuervoranmeldung gesondert angegeben werden. EU-Lieferungen melden deutsche Unternehmer in Form einer zusammenfassenden Mitteilung über "steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferungen" unter den Umsatzsteuer-IDs ihrer Kunden an das Bundesamt für Steuern. Bei Lieferungen in Nicht-EU-Länder ist die zusammenfassende Meldung nicht erforderlich. Ausnahmen von diesen Vorgaben gelten für Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer zahlen sowie für bestimmte Branchen.

Rechnungen aus dem Ausland stellen

Wenn Sie Ihr Unternehmen in einem EU-Land betreiben und Kunden in anderen Ländern Rechnungen stellen, gelten dafür vom Grundsatz her die gleichen Regeln, da die EU ein einheitlicher Wirtschafts- und Rechtsraum ist. Bei einem Firmenstandort in anderen Staaten unterliegen die Vorschriften für die Rechnungsstellung und die Umsatzsteuer dem nationalen Recht des Landes, in dem Sie tätig sind.

Handwerkersoftware für Ihre Auslandsrechnungen

Durch eine leistungsstarke Handwerkersoftware können Sie den Arbeitsaufwand für Ihre Auslandsrechnungen beträchtlich reduzieren. Gute Programme ermöglichen, Ihre Rechnungstellung innerhalb der EU weitgehend zu automatisieren. Die Grundlagen dafür bilden eine integrierte Kundendatenbank sowie Module für Ihr Rechnungswesen und die digitale Aufbereitung der Steuerdaten

Moderne Handwerkersoftware ist auf die speziellen Anforderungen von Handwerksunternehmen zugeschnitten. Auftrags- und Liefermanagement, Rechnungstellung und Mahnwesen verwalten Sie damit auf einer gemeinsamen Plattform. Verfügbar sind die Programme auf Desktop PCs und auf Mobilgeräten.